مالك استوديو الرقص

جلسنا هذا الأسبوع مع رقصة كلاس جوغلر سأله جون كويربر عما يجب على مالكي الاستوديو مراعاته عند مناقشة ما إذا كان الوقت مناسبًا للشراء وإعداد برنامج استوديو الرقص لمساعدتهم على إدارة أعمالهم.

بما أنك رئيس شركة تقدم برامج عبر الإنترنت ، فلن تميل إلى ذلك دائما قل ، 'حان الوقت الآن!'؟

' قد تندهش من سماع هذا ، ولكن ، لا ، ربما الآن ليس أن يكون الوقت المناسب لبدء استخدام منتج برمجي لمساعدتك في إدارة أعمال الرقص الخاصة بك. '

ثم مرة أخرى ، قد يكون هذا هو الوقت المناسب؟

'بالتاكيد! في الحقيقة ، على الأرجح. لكن ، لكي أعرف على وجه اليقين ، أعتقد أن هناك خمسة أسئلة مهمة على الأقل يجب على مالكي أو مديري استوديو الرقص طرحها على أنفسهم. بالنسبة للمبتدئين ، يجب أن تسأل ، 'هل عملي أصبح كبيرًا جدًا بحيث لا يمكن إدارته يدويًا؟'

أفترض أنك تقصد ، كم عدد الطلاب الذين أحتاجهم قبل أن يكون من المنطقي البدء في إدارة استوديو الرقص الخاص بي باستخدام البرنامج؟

'في الأساس ، نعم. للإجابة ، لنبدأ بالقياس. لنفترض أنك تريد خياطة ملابسك الخاصة ولا تحتاج إلى اقتناء وتشغيل مصنع نسيج ، أليس كذلك؟ بالطبع لا. من المحتمل أن تكون آلة الخياطة البسيطة هي أكثر ما تحتاجه. ولكن إذا كنت تريد الخياطة مائة قطعة من الملابس كل أسبوع ، قد لا تكون ماكينة الخياطة البسيطة هذه على مستوى المهمة ، أو قد تكون العملية بطيئة جدًا على ماكينة خياطة على مستوى المستهلك مقارنة بالكفاءات التي ستحصل عليها من نظام نسيج تجاري محوسب.

وبالمثل ، مع الاستوديو الخاص بك ، إذا كنت بدأت للتو ، أو احتفظت عن قصد بمدرسة الرقص الخاصة بك صغيرة جدًا - على سبيل المثال ، مع أقل من 30 طالبًا - فسيكون هناك حد للكفاءات التي يمكنك اكتسابها من امتلاك برنامج لإدارة الجدولة ومسك الدفاتر و سجلات الطلاب ، لأنه حتى أبسط وأفضل برامج الجدولة قد تكون مبالغة إذا كان تسجيلك صغيرًا أو كنت تدير عددًا محدودًا جدًا من الفصول الدراسية كل أسبوع - تمامًا كما لا تحتاج إلى مصنع لصنع فستان واحد. ولكن عندما يبدأ تسجيلك في الوصول إلى 40 أو 50 أو 100 طالب ، أو تبدأ في إضافة الفصول والمدربين ، فإن التشبث بجداول البيانات هذه والملاحظات اللاصقة وغيرها من الأدوات المتنوعة التي بدأت في استخدامها عندما فتحت أبوابك لأول مرة سيعيق نموك فقط بدلاً من ساعدها '.

جون كويربر.

زنبق لؤلؤة العصر الأسود

إذا كيف علبة أقول عندما تكون مدرستي كبيرة بما يكفي بحيث يكون من المنطقي الاستثمار في برنامج استوديو الرقص؟

'لا يوجد عدد سحري من الطلاب أو الفصول ، في حد ذاتها. ولكن ، عندما يبدأ عدد الطلاب وعدد الفصول الدراسية في النمو ، ستعرف قبل أي شخص عندما تبدأ في الشعور بالإحباط من قبل جميع إدارات إدارة الأعمال وتقضي وقتًا أقل في فعل ما تحب - تعليم الرقص. بالنسبة للمدرسة المتنامية ، ستصبح الكفاءات التي تكتسبها من إعداد وتشغيل برنامج إدارة الاستوديو واضحة ، وسيدفع البرنامج نفسه بسرعة من الوقت الذي توفره '.

وبالطبع ، سيكون هناك بعض وقت الإعداد ، هل تحاول تعلم البرنامج وما إلى ذلك؟

'بالطبع. وتختلف احتياجات كل شخص وسرعات تعلمه. لذلك ، تأكد من أن مزود البرنامج الذي تختاره لديه تدريب قوي للعملاء وسمعة دعم - ويستجيب للمكالمات ورسائل البريد الإلكتروني بسرعة. يمكن أن يحدث هذا فرقًا كاملاً في النجاح أو الفشل عندما تختار تنفيذ برنامج الإدارة!

لكننا رأينا أنه حتى بالنسبة لمالكي أو مديري استوديو الرقص الذين يشعرون بأنهم ليسوا على دراية بالكمبيوتر ، فإنهم يجدون بسرعة توفير الوقت والتكاليف التي لا يمكن إنكارها. ضع في اعتبارك ما قاله بعض مالكي الاستوديو حول الكفاءات التي أدركوها بمجرد أن بدأوا في استخدامنا. على سبيل المثال ، أخبرنا أحد مالكي الاستوديو أن فواتيرهم الشهرية ، التي كانت تستغرق يومًا في السابق ، لا تستغرق الآن أي وقت تقريبًا على الإطلاق لأن عملائهم يمكنهم رؤية رصيدهم المستحق ودفعه من خلال بوابة العملاء الخاصة بنا. وإحدى الأشياء المفضلة لدي هي الطريقة التي شارك بها عميل آخر أن مدفوعاتها المتأخرة قد انخفضت بنسبة 95 في المائة منذ تطبيق نظام الدفع عبر الإنترنت '.

ما هو السؤال الثاني الذي يجب أن أطرحه بصفتي مالك استوديو؟

'اسأل نفسك ،' هل الدخل الذي يولده الاستوديو الخاص بي يبرر تكلفة الاستثمار في أحد حلول برامج الأعمال؟ 'لا شك أن بعض قرائك قد سمعوا بمصطلح' تحليل التكلفة والعائد '. عندما يتعلق الأمر بشراء برنامج إدارة الأعمال للاستوديو الخاص بك ، فهذا يعني أنك بحاجة إلى تحديد ما إذا كانت التكلفة الشهرية للبرنامج ستقلل بشكل كافٍ من تكاليف عدم كفاءة عملك الحالي إذا كنت ستستمر في القيام بالأشياء يدويًا بدلاً من الاستفادة من الكفاءات والمعرفة التي ستكتسبها من استخدام أداة قوية لإدارة الأعمال '.

بالتأكيد ، الوقت هو المال ، كما نعلم جميعًا. ولكن كيف توصي بإجراء تحليل التكلفة والعائد؟

غنت دانا ويلسون

'احسب الوقت الذي تقضيه أنت وموظفوك حاليًا كل شهر في تتبع الإيرادات والمصروفات ، وتجميع تقارير شهرية أو ربع سنوية عن الدخل والمصروفات والحضور ونمو الأعمال وما إلى ذلك ، بالإضافة إلى وقت إدارة العملاء (التسجيل والفواتير والمدفوعات) - بشكل أساسي ، كل هؤلاء الوظائف التي تقوم بها يدويًا والتي يمكن تشغيلها تلقائيًا باستخدام البرنامج. اضرب ذلك في سعر الساعة الذي تدفعه للموظفين الذين يقومون بهذا العمل ، أو ما يساوي وقتك الخاص. بعد ذلك يكون لديك مبلغ ثابت بالدولار للمقارنة بتكلفة البرنامج. يكاد يكون من المؤكد أن نفقاتك الشهرية الحالية ستكون أكثر بكثير من التكلفة الشهرية للبرنامج. باستخدام برنامج استوديو الرقص المناسب ، يمكن تنفيذ جميع هذه المهام الإدارية الشهرية في ثوانٍ أو دقائق بدلاً من ساعات أو يمكن أن يقوم بها العملاء بأنفسهم '.

ما هو السؤال الثالث الذي يجب أن أطرحه؟

'السؤال الثالث هو السؤال الذي ستفكر فيه بشكل طبيعي بعد إجراء تحليل التكلفة والعائد:' هل ستوفر برامج الأعمال المعتمدة على الفصل والتي أحددها الكفاءات المطلوبة؟ 'للمساعدة في الإجابة على هذا السؤال ، ستحتاج إلى حدد الميزات الرئيسية التي تحتاجها حتى تتمكن من مطابقة البرنامج لعملك. أود أن أخبر مالكي الاستوديو بالتركيز على أهم خمسة أشياء لا غنى عنها عند تقييم البرامج ، حتى لا يتورطوا كثيرًا في اتخاذ قرارات بشأن ميزات أو ميزات جيدة لا توفر الكثير من القيمة لـ العمل. هل تقضي وقتًا أقل في مسك الدفاتر؟ تسريع إدارة حساب العملاء؟ الحصول على القدرة على تشغيل تقارير الحالة على الفواتير بسرعة؟ إرسال 300 نص آلي للإغلاق أو إرسال بريد إلكتروني إلى جميع أولياء أمور فصل الخميس؟ ربما يُمكّن العملاء من القيام بالأشياء بأنفسهم التي يقوم بها موظفوك الآن ، مثل الاشتراك لتكون عميلاً أو التسجيل في فصل دراسي أو الدفع مقابل دروسهم عبر الإنترنت؟ إن اكتساب قدرة المدرسين على الحضور وتتبع ساعاتهم على هواتفهم الذكية باستخدام بوابة الموظفين قد يكون هو الفائز! تحصل على فكرة تحدد أهم احتياجات عملك والتي يجب أن يكون الحل البرمجي قادرًا على مساعدتك بها. وبعد ذلك ، بشكل اختياري ، قم بإعداد قائمة بـ 'الأشياء اللطيفة' أيضًا - الميزات التي قد يقدمها منتج برمجي والتي من شأنها أن تكون مفيدة ولكنها قد لا تؤدي إلى كسر الصفقة. سيساعدك تقسيم قائمتك إلى الاحتياجات مقابل الرغبات في اختيار المنتج المناسب '.

هل هناك أي اقتراحات بشأن أفضل طريقة للتأكد من أنني أدرج جميع الميزات التي تهمني ، لأنني قد لا أعرف ما هو البرنامج قادر على ذلك؟

'بالتأكيد. الق نظرة على المستقل موقع مقارنة برامج استوديو الرقص ، Capterra . تقارن الخدمة بين أكثر من 70 منتجًا برمجيًا خاصًا باحتياجات استوديوهات الرقص. لكن بعض حلول البرامج هذه تقدم ميزة واحدة أو اثنتين فقط من ميزات إدارة الأعمال ، مثل إمساك الدفاتر فقط أو جدولة الفصل فقط. إذن ، إليك الحيلة: استخدم أداة قائمة التحقق 'تصفية النتائج' لمقارنة منتجات Capterra ، والتي ستراها في العمود الأيمن. ما عليك سوى التحقق من أي عنصر من العناصر المهمة بالنسبة لك في القائمة ، ثم النقر فوق 'تطبيق عوامل التصفية'. سيؤدي ذلك إلى اختصار قائمة المنافسين لتقتصر على أولئك الذين لديهم الميزات التي تبحث عنها '.

والسؤال الرابع يجب أن أطرحه؟

'السؤال الرابع هو ببساطة:' ما رأي الآخرين في هذا البرنامج المحدد الذي أبحث عنه؟ 'اثنان من الموارد الجيدة للحصول على إجابة عن ذلك قائمة برامج مدرسة الرقص Serchen أو قائمة كابتيرا . لاحظ الدرجات الإجمالية من العملاء (يستخدم كلا الموقعين مقياسًا من خمس نقاط) ، وتصفح المراجعات بأنفسهم ، تمامًا كما تفعل إذا كنت تبحث عن شراء منتج على Amazon. ومثل مراجعات عملاء أمازون ، ابحث عن ماذا عظم منهم يقولون ، حيث سيكون هناك دائمًا بعض الأشخاص الغريبين - المراجع الذي يكره ميزة معينة يحبها 50 مالكًا آخر. ومع ذلك ، فإن هذه القوائم ذات قيمة كبيرة في اختيار أفضل البرامج لتلبية احتياجات استوديو الرقص الخاص بك '.

الأمر الذي يؤدي إلى السؤال الخامس الذي يجب أن أفعله ل…

'' هل لدي الوقت للقيام بذلك؟ أنا متأكد من أن أي مالك استوديو للرقص يحاول تحديد ما إذا كان يريد الشراء أم لا يتساءل بالفعل عن هذا الأمر. دعنا نواجه الأمر ، ونحلل ما إذا كان الوقت مناسبًا ، واختيار المزود المناسب ثم إعداد البرنامج للعمل من أجل عملك سيستغرق بعض الوقت. ولكن إذا شعر مالك أو مدير استوديو للرقص أنه ليس لديهم الوقت للقيام بهذا العمل ، فهو في الواقع أفضل مؤشر أنهم لا يديرون أعمالهم ولكن أعمالهم تديرهم! هذا هو بالضبط الوقت المناسب لتحقيق قفزة في استخدام برنامج إدارة الاستوديو. أعرف صاحب عمل قائم على الفصل في منطقة سياتل ولا يزال يحاول العمل بدون أي برنامج إدارة ، على الرغم من حقيقة أن لديهم أكثر من ألف طالب. لقد كان كابوسًا ، ومكلفًا في ذلك. كان عليها تعيين موظفين لكل طالب أكثر من أي عمل آخر أعرفه. من الواضح أنها تنفق الكثير شهريًا على كشوف المرتبات ثم ستدفع مقابل البرنامج شهريًا.

ونعم ، أثناء إجراء البحث لاختيار مزود البرامج المناسب يستغرق وقتًا ، فإن القيام بذلك يمكن أن يوفر لك الكثير من المال لاحقًا. من المهم أن تتخذ قرارًا ذكيًا بشأن شرائك الأولي للبرنامج لأنه ، بينما يمكنك دائمًا التبديل لاحقًا ، فإن العمل الذي ينطوي عليه القيام بذلك قد يكون شاقًا. '